Was Sie wissen sollten, bevor Sie Software bauen lassen.

Die Frage ist selten ein Entweder-oder. Welche Abläufe in Standardsoftware gut aufgehoben sind, wo eigene Software sich lohnt und wie man beides so verbindet, dass niemand mehr daneben in Excel arbeitet.

Es gibt keine Preisliste für Software, die es noch nicht gibt. Aber es gibt fünf Treiber, die den Aufwand bestimmen, und einen Mechanismus, der Ihr Risiko begrenzt: ein Festpreis pro Phase. Beides erklärt dieser Artikel.

Excel ist oft die richtige Wahl, und manchmal ist es das Fundament des Betriebs geworden, ohne dass es jemand entschieden hat. Sieben Zeichen, dass die Tabelle an ihre Grenze stösst, und was dann aus ihr wird.

Zwischen «KI ersetzt alles» und «das ist nur Spielerei» liegt der Alltag. Welche Aufgaben Sprachmodelle in einem Betrieb heute zuverlässig übernehmen, wo sie scheitern und wie Sie einen ersten Einsatz finden, der sich rechnet.

Ein Agent ist mehr als ein Chatfenster: Er bekommt eine Aufgabe, Werkzeuge und Regeln und arbeitet mehrere Schritte selbständig ab. Was das in einem KMU konkret bedeutet, welche Aufgaben sich eignen und warum der Mensch trotzdem die Freigabe behält.

«Wie haben wir das beim letzten Mal gelöst?» Die Antwort steht irgendwo: in einer Offerte von 2021, in einem Serviceprotokoll, im Kopf von jemandem, der nächstes Jahr pensioniert wird. Wie ein Assistent dieses Wissen findet, warum er jede Antwort mit der Quelle belegen muss und was das von Ihren Dokumenten verlangt.

Den Code unserer Anwendungen schreiben Claude Code und Codex. Wir sagen das offen, weil es Ihr Projekt verändert: beim Preis, beim Tempo, bei der Qualität und bei der Frage, wer die Software später pflegt. Was gleich bleibt und was sich verschiebt.

Sie brauchen kein Pflichtenheft, um mit einem Softwareanbieter zu sprechen. Aber ein paar Dinge sollten Sie vorher wissen: welcher Ablauf wehtut, wer ihn kennt, welche Daten wo liegen. Eine Liste, die das Erstgespräch doppelt so wertvoll macht.

Zwölf Wochen, drei Phasen, ein Festpreis pro Phase. Was in jeder Phase passiert, was Sie dafür tun müssen und was Sie am Ende in der Hand haben: von der ersten Dokumentation bis zum Quellcode in Ihrem Besitz.

Früher stand am Anfang eines Softwareprojekts ein dickes Dokument: das Lastenheft. Heute dauert der Bau oft kürzer als das Schreiben des Hefts. Was von der Idee bleibt, was an seine Stelle tritt und warum ein Klickmodell in der zweiten Woche mehr sagt als fünfzig Seiten Anforderungen.

Die Anwendung läuft seit Jahren, und nur eine Person weiss, wie. Dann kündigt sie, geht in Pension oder die Agentur schliesst. Was dann passiert, entscheidet sich lange vorher. Eine Anleitung für den Moment, in dem es noch nicht zu spät ist, und für den, in dem es fast ist.

Software, die Sie bezahlt haben, gehört nicht automatisch Ihnen. Was Quellcode ist, warum der Besitz über Ihre Unabhängigkeit entscheidet, was im Vertrag stehen muss und woran Sie erkennen, dass die Übergabe vollständig war.

Eigene Software ersetzt Ihr ERP nicht, sie redet mit ihm. Was eine Schnittstelle ist, welche Arten es gibt, was sie kosten, warum manche Systeme einfach und andere mühsam anzubinden sind und welche Fragen Sie Ihrem ERP-Anbieter stellen sollten.

Seit September 2023 gilt das revidierte Datenschutzgesetz, und es betrifft jede Anwendung, die Kundendaten hält. Was sich geändert hat, was Sie als Betrieb tun müssen, wie Software das von Anfang an berücksichtigt und was beim Einsatz von KI dazukommt.

Deutsch, Französisch, Italienisch, dazu Englisch für den Export: Für Schweizer Hersteller ist Mehrsprachigkeit keine Option, sondern Alltag. Die Wahl des Systems entscheidet, ob Übersetzungen ein Klick oder ein Projekt sind. Was die drei Wege können, was sie kosten und wann welcher passt.

Sie müssen Sicherheit nicht verstehen, um sie einzufordern. Zehn Fragen an Ihren Anbieter, die Sie ohne technisches Wissen stellen können, mit der Antwort, die Sie hören sollten, und dem Grund, warum sie zählt.

Eine Ausschreibung kommt als PDF mit zweihundert Positionen. Jemand liest sie, sucht zu jeder Position den passenden Preis und tippt ab. Wie eine Anwendung mit Sprachmodell diesen Weg verkürzt, was dabei automatisch geht und was beim Menschen bleibt.

«Wo bleibt meine Lieferung?» «Können Sie mir die Rechnung nochmals schicken?» Die meisten Anrufe im Innendienst fragen nach etwas, das im ERP längst steht. Ein Kundenportal gibt diese Antworten rund um die Uhr. Was es braucht, damit Kunden es tatsächlich nutzen.

Ein Konfigurator lässt den Kunden selbst zusammenstellen, was heute drei Mails und ein Telefonat brauchen. Das funktioniert, wenn das Produkt Regeln hat und der Kunde sie nicht kennen muss. Woran Sie erkennen, ob Ihr Produkt dafür taugt, was ein guter Konfigurator kann und wo er aufhört.

Lieferantenrechnungen kommen als PDF, als Papier, als QR-Rechnung, manchmal als Foto. Jemand tippt sie ab, sucht die Bestellung dazu, holt ein Visum und verbucht. Wie eine Anwendung mit Sprachmodell diesen Ablauf übernimmt, welche Prüfungen dabei automatisch laufen und wo der Mensch freigibt.