Die Excel-Datei, an der der Betrieb hängt, als Anwendung mit Rechten, Verlauf und Sicherung
Planung, Kalkulation, Listen, Auswertungen: Was in Excel gewachsen ist und zu wichtig geworden ist, wird eine Anwendung, in der mehrere Leute gleichzeitig arbeiten.
- Die Datei heisst «Planung_final_v7_neu.xlsx», und es gibt drei Kopien davon.
- Nur eine Person darf sie ändern, weil sonst Formeln kaputtgehen.
- Zahlen aus dem ERP werden von Hand hineinkopiert, jede Woche.
- Wenn die Datei weg wäre, stünde der Betrieb.
Excel ist das beste Werkzeug, um herauszufinden, was ein Betrieb braucht. Irgendwann hat die Tabelle es herausgefunden, und dann wird sie zum Risiko: Mehrere Leute brauchen sie gleichzeitig, Zahlen kommen aus anderen Systemen, Fehler fallen erst spät auf, und niemand weiss, wer was geändert hat. Die Ablösung macht aus der Datei eine Anwendung: dieselbe Logik, aber mit Rechten, Verlauf, Prüfungen, Anbindung und Sicherung. Die Tabelle hat die Anforderungen schon geschrieben; das macht den Zuschnitt kurz.
Was typisch abgelöst wird
- Einsatz-, Produktions- und Ressourcenplanung mit Konflikten, die das System meldet, statt dass jemand sie findet.
- Kalkulationen und Nachkalkulationen mit Preisen aus dem ERP statt aus der Erinnerung. Mehr unter Offertkalkulation.
- Lager-, Geräte- und Anlagenlisten mit Verlauf, Standort und Zuständigkeit.
- Auswertungen und Kennzahlen, die sich selbst aktualisieren, statt dass sie montags gebaut werden.
- Formulare und Checklisten, die heute als Vorlage herumgeschickt werden.
Wie es in Ihrem Betrieb aussieht
- 01Zuschnitt: die Tabelle lesen
Wir gehen die Datei mit der Person durch, die sie versteht: Welche Blätter, welche Formeln, welche Ausnahmen, welche Eingaben von wem. Daraus entsteht das Datenmodell. Was seit zwei Jahren niemand mehr nutzt, kommt nicht mit.
- 02Bau mit den echten Daten
Die Anwendung wird mit Ihren aktuellen Daten gebaut und läuft eine Zeit lang neben der Tabelle. Wo die Ergebnisse abweichen, hat meist die Tabelle einen Fehler, den vorher niemand gesehen hat.
- 03Umstellung
Wenn die Zahlen übereinstimmen und die Leute die Anwendung lieber nutzen als die Datei, wird die Tabelle schreibgeschützt. Nicht vorher.
Wie wir vorgehen
Wir beginnen mit einem Erstgespräch von vierzig Minuten. Passt es, folgt der Zuschnitt: zwei bis drei Wochen in Ihrem Betrieb, am Ende ein Klickmodell, die Dokumentation und ein Festpreis für den Bau. Danach können Sie uns beauftragen oder mit den Unterlagen anderswo bauen lassen. Wie das im Einzelnen abläuft, steht auf der Seite Arbeitsweise.
Häufige Fragen
Können wir weiterhin nach Excel exportieren?
Ja, und das ist oft ein Teil der Anwendung: Auswertungen und Listen als Excel-Datei, für die Geschäftsleitung, den Treuhänder oder den Kunden. Der Unterschied ist, dass die Datei dann ein Ergebnis ist und nicht mehr die Quelle.
Wer darf die Anwendung später ändern?
Ihr Team, wenn Sie das wollen. Die Anwendung kommt mit Dokumentation und Projektregeln, mit denen eine technisch interessierte Person im Betrieb kleine Änderungen mit KI-Werkzeugen selbst macht. Das ist der [Weg A](/arbeitsweise#weiterentwicklung) in unserer Arbeitsweise.