Wann eine Excel-Tabelle zur Software werden sollte

Wir sagen nichts gegen Excel. Es ist das erfolgreichste Werkzeug für Abläufe, für die es kein Produkt gibt, und jeder im Betrieb kann es bedienen. In vielen Betrieben hat eine Tabelle im Lauf der Jahre allerdings eine Rolle übernommen, für die sie nie gedacht war: Sie ist die Kalkulation, die Auftragsliste, die Preisliste und das Gedächtnis des Betriebs in einem. Die Frage ist nicht, ob Excel schlecht ist. Die Frage ist, ab wann es Sie mehr kostet, als es spart.

Sieben Zeichen, dass die Tabelle an ihre Grenze stösst

1. 01
   Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig damit

   Die Datei wird gesperrt, kopiert, per Mail verschickt. Am Ende gibt es «Kalkulation_final_v3_neu.xlsx» und niemand weiss, welche gilt.

2. 02
   Eine Person versteht die Formeln

   Die Tabelle ist über Jahre gewachsen. Wer sie gebaut hat, kennt die versteckten Spalten und die Ausnahme in Zeile 412. Wenn diese Person in den Ferien ist, stockt der Ablauf. Wenn sie geht, ist das Wissen weg.

3. 03
   Daten aus dem ERP werden abgetippt

   Preise, Artikel, Kundenkonditionen stehen im ERP und werden von Hand in die Tabelle übertragen. Jede Übertragung ist eine Fehlerquelle, und die Tabelle ist nach einer Woche veraltet.

4. 04
   Kunden oder Partner sollen Zugriff haben

   Ein Kunde will seinen Auftragsstatus sehen, ein Lieferant seine Abrufe. Eine Tabelle lässt sich nicht pro Person freigeben, ohne dass alle alles sehen.

5. 05
   Fehler kosten Geld

   Eine falsch kopierte Formel, ein Zuschlag, der nicht gezogen wurde: In der Offerte fällt es nicht auf, in der Marge schon. Wenn Sie sich an einen solchen Fall erinnern, ist das ein Zeichen.

6. 06
   Niemand weiss, wer was geändert hat

   Eine Tabelle hat keine Geschichte. Wer den Preis geändert hat, wann und warum, lässt sich nicht nachvollziehen. Für eine Offerte ist das unangenehm, für eine Rechnung ein Problem.

7. 07
   Auswertungen dauern Tage

   Die Frage «Wie viele Offerten haben wir im Quartal gewonnen, und mit welcher Marge?» führt zu einer Woche Zusammenkopieren. Die Antwort steht eigentlich in den Daten, aber niemand kommt heran.

Trifft eines dieser Zeichen zu, ist das kein Grund zur Eile. Treffen drei oder vier zu, zahlen Sie wahrscheinlich jeden Monat für die Tabelle, ohne dass eine Rechnung kommt: in Stunden, in Fehlern, in Wissen, das an einer Person hängt.

Was aus der Tabelle wird

Die Tabelle wird zu einer Webanwendung: im Browser, ohne Installation, für jede Person mit eigener Anmeldung und eigenen Rechten. Die Regeln bleiben dieselben, die Formeln werden zu Logik, die geprüft ist und sich nicht aus Versehen überschreiben lässt. Die Daten kommen nicht mehr per Abtippen, sondern direkt aus dem ERP über eine Schnittstelle. Jede Änderung hat einen Namen und ein Datum.

Was so eine Anwendung tut, ist oft weniger, als die Tabelle kann. Das ist Absicht: Die Tabelle hat über die Jahre Funktionen gesammelt, die niemand mehr braucht. Die Anwendung baut nur den Ablauf nach, der heute tatsächlich läuft. Typische Beispiele sind unsere Module Preislogik und Kalkulation und Angebot, Auftrag, Rechnung.

Was Sie behalten

• Excel als Auswertung: Jede Liste lässt sich jederzeit exportieren. Für die Analyse am Freitagnachmittag bleibt Excel das richtige Werkzeug.
• Excel als Eingang: Wenn Kunden oder Lieferanten Excel-Listen schicken, liest die Anwendung sie ein, statt dass jemand sie abtippt.
• Die Regeln: Alles, was die Tabelle richtig gemacht hat, übernimmt die Anwendung. Nichts geht verloren, es wird nur geprüft und festgeschrieben.
• Die Leute: Wer die Tabelle gebaut hat, ist im Projekt die wichtigste Person. Ihr Wissen wird zur Dokumentation, statt mit ihr zu gehen.

Wie der Übergang gelingt

Die gute Nachricht: Die Tabelle ist das beste Pflichtenheft, das es gibt. Jede Formel ist eine Regel, jede versteckte Spalte eine Ausnahme, jede Bemerkung in Spalte Z ein Hinweis, was im Alltag schiefgeht. Im Zuschnitt gehen wir die Tabelle mit der Person durch, die sie kennt, und schreiben auf, was sie tut und warum.

1. Die Tabelle lesen: Welche Regeln stecken drin, welche sind noch gültig, welche sind Altlast?
2. Die Datenquellen klären: Was kommt aus dem ERP, was wird eingegeben, was berechnet?
3. Mit echten Fällen prüfen: Zwanzig alte Offerten durch die neue Anwendung – kommt dasselbe heraus? Wo nicht, war meist die Tabelle falsch.
4. Parallel laufen lassen: Einige Wochen beides, bis das Team der Anwendung traut.
5. Die Tabelle einfrieren: Sie bleibt als Archiv, wird aber nicht mehr gepflegt.

Ob Ihre Tabelle zur Software werden sollte, ist in vierzig Minuten geklärt. Bringen Sie sie ins Erstgespräch mit. Wir schauen sie gemeinsam an und sagen offen, ob sich ein Projekt lohnt oder ob eine aufgeräumte Tabelle reicht.