Eigene Software oder Standardsoftware? Eine Entscheidungshilfe für KMU

Fast jeder Betrieb hat sie: die Software, die man vor Jahren eingeführt hat, die vieles kann und doch an genau den Stellen aufhört, an denen der eigene Ablauf anders ist als der Durchschnitt. Dort entsteht dann eine Excel-Datei, eine Mailvorlage, ein Ordner mit Regeln im Kopf einer einzelnen Person. Die Frage «Standard oder eigen?» ist darum selten eine Frage nach dem ganzen Betrieb. Sie stellt sich pro Ablauf.

Worum es wirklich geht: Passung, nicht Funktionsumfang

Standardsoftware wird für einen Durchschnitt gebaut, den es in keinem einzelnen Betrieb gibt. Das ist kein Vorwurf an die Hersteller, sondern ihr Geschäftsmodell: Je mehr Betriebe dasselbe Produkt nutzen können, desto günstiger wird es pro Nutzer. Der Preis dafür ist, dass Sie für den ganzen Funktionsumfang bezahlen und einen Teil davon brauchen.

Wie gross dieser Teil ist, hat der Softwareanbieter Pendo 2019 über 615 Produkte hinweg ausgewertet: Rund 80 % der Funktionen wurden selten oder nie genutzt (Pendo, Feature Adoption Report 2019). Die Zahl sagt nichts über Ihren Betrieb im Einzelnen. Sie sagt aber, dass «kann viel» kein Argument ist. Entscheidend ist, ob die Software das kann, was bei Ihnen täglich passiert.

Was Standardsoftware gut löst

Es gibt Abläufe, die in fast jedem Betrieb gleich sind und bei denen der Gesetzgeber oder der Markt die Regeln vorgibt. Dort ist Standardsoftware nicht nur günstiger, sondern besser, weil Hunderte von Betrieben dieselben Fehler schon gefunden haben und der Hersteller Änderungen im Gesetz für alle gleichzeitig nachführt.

• Buchhaltung, Lohn und Mehrwertsteuer: Abacus, Bexio und ihre Verwandten machen das seit Jahrzehnten.
• Zahlung und Checkout im Online-Handel: Shopify und vergleichbare Plattformen tragen Betrugsprüfung, Zahlungsmittel und Sicherheit.
• E-Mail, Kalender, Dokumente: Microsoft 365 oder Google Workspace, ohne Diskussion.
• Grundfunktionen eines CRM: Kontakte, Notizen, Wiedervorlagen.

Wo eigene Software sich lohnt

Eigene Software lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf der Grund ist, warum Kunden bei Ihnen kaufen. Das klingt gross, ist aber meist unspektakulär: die Art, wie Sie kalkulieren, wie Sie Varianten anbieten, wie Sie eine Anfrage in einen Auftrag verwandeln, wie Ihre Kunden Status und Dokumente erhalten.

• Ihre Preislogik hat Regeln, Zuschläge und Ausnahmen, die kein Produkt abbildet – und heute in einer Excel-Datei leben, die eine Person versteht.
• Sie bieten Varianten an, und jede Offerte beginnt mit denselben Fragen an den Kunden.
• Daten aus zwei oder drei Systemen müssen zusammenkommen, bevor jemand entscheiden kann – heute per Abtippen.
• Ihre Kunden rufen an, um etwas zu erfahren, das in Ihrem ERP längst steht.
• Dokumente kommen unstrukturiert herein – Ausschreibungen, Anfragen, Belege – und werden von Hand übertragen.

In all diesen Fällen ist das Problem nicht, dass eine Funktion fehlt. Das Problem ist, dass die Software Ihren Ablauf nicht kennt. Eine Anwendung, die genau diesen Ablauf abbildet, kann klein sein. Sie muss nicht alles können, nur das Richtige.

Die Mischform ist der Normalfall

In unseren Projekten ersetzt eigene Software praktisch nie ein ganzes System. Sie setzt auf dem auf, was Standardsoftware gut löst, und füllt die Lücke davor oder danach. Das ERP bleibt das führende System für Artikel, Preise und Buchungen. Die eigene Anwendung holt sich diese Daten über eine Schnittstelle, macht damit, was Ihr Ablauf verlangt, und schreibt das Ergebnis zurück.

So bleiben die Vorteile der Standardsoftware erhalten, und die Stellen, an denen Ihr Betrieb sich unterscheidet, werden zu einer Anwendung statt zu einer Schattenlösung. Wie das im Einzelnen aussieht, zeigen unsere Leistungen mit elf typischen Bausteinen.

Sechs Fragen für den Entscheid

1. Ist dieser Ablauf bei uns anders als bei anderen Betrieben – und ist das ein Vorteil? Wenn ja, spricht das für eigene Software. Wenn er gleich ist wie überall, kaufen Sie.
2. Gibt es heute eine Schattenlösung daneben? Excel, Mail, Zettel. Je mehr davon, desto schlechter passt die Standardsoftware.
3. Wie oft ändert sich der Ablauf? Was sich jedes Quartal ändert, braucht eine Lösung, die Sie oder wir in Tagen anpassen können, nicht die Roadmap eines Herstellers.
4. Wer trägt die Daten? Wenn die Daten in Ihrem ERP liegen und dort bleiben sollen, ist die Frage nicht «ersetzen», sondern «anbinden».
5. Was kostet es, wenn es so bleibt? Abtippen, Nachfragen, Fehler in Offerten. Diese Kosten stehen in keiner Rechnung, sind aber real.
6. Hat jemand im Haus Zeit, den Ablauf zu erklären? Ohne diese Person entsteht keine passende Software, weder gekauft noch gebaut.

Was gegen eigene Software spricht

Eigene Software ist nicht die Antwort auf alles. Sie ist die falsche Antwort, wenn der Ablauf noch nicht stabil ist und sich jede Woche ändert, weil niemand ihn entschieden hat. Dann hilft zuerst ein Gespräch und kein Projekt. Sie ist auch die falsche Antwort, wenn der Entscheid nicht im Haus fällt, sondern in einer Konzernzentrale, die ein globales System vorgibt. Und sie ist die falsche Antwort, wenn Sie hoffen, die Software werde den Ablauf für Sie erfinden.

Was eigene Software kostet und wovon der Preis abhängt, steht im Artikel Was eigene Software kostet. Wenn Sie unsicher sind, in welche Richtung Ihr Fall zeigt, ist das genau die Frage für ein Erstgespräch: vierzig Minuten, und wir sagen offen, ob Software die richtige Antwort ist.