Lieferantenrechnungen lesen, prüfen und verbuchen lassen
Rechnungen kommen per Mail oder Post, werden gelesen, der Bestellung zugeordnet, geprüft und zur Freigabe vorgelegt. Die Buchhaltung bucht, statt zu tippen.
- Rechnungen werden ausgedruckt, abgezeichnet und wieder eingescannt.
- Die Freigabe hängt davon ab, wer gerade im Haus ist.
- Skontofristen verstreichen, weil die Rechnung im Umlauf ist.
- Niemand weiss, welche Rechnungen gerade wo liegen.
Der Rechnungseingang ist ein Ablauf, der in fast jedem Betrieb gleich aussieht und trotzdem selten gut läuft: Die Rechnung kommt, jemand prüft sie gegen die Bestellung, jemand gibt sie frei, jemand bucht sie. Eine Anwendung liest die Rechnung, gleicht sie mit Bestellung und Lieferschein ab, legt sie der zuständigen Person im Browser vor und übergibt sie nach der Freigabe an die Buchhaltung. Was stimmt, läuft durch. Was nicht stimmt, bleibt stehen und sagt, warum.
Was Sie bekommen
- Eingang über ein Postfach, einen Scanner oder Upload; QR-Rechnung, PDF und Scan werden gleich behandelt.
- Auslesen von Lieferant, Betrag, Positionen, Fälligkeit und Zahlungsinformationen, mit Sicherheitsgrad pro Feld.
- Abgleich mit Bestellung und Lieferschein im ERP; Abweichungen in Menge oder Preis werden markiert.
- Freigabe nach Ihren Regeln: wer, ab welchem Betrag, mit Stellvertretung, auch auf dem Handy.
- Buchung mit Konto, Kostenstelle und Steuer in ERP oder Buchhaltung, Zahlungsvorschlag zum Fälligkeitsdatum.
- Übersicht, wo jede Rechnung steht, und ein Protokoll, wer wann was entschieden hat.
Was es voraussetzt
- Eine Buchhaltung oder ein ERP mit Schnittstelle oder zumindest Import. Die gängigen Schweizer Systeme haben eine.
- Freigaberegeln, die sich aufschreiben lassen. Meist sind sie da, nur nicht schriftlich.
- Bestellungen im System, wenn der Abgleich automatisch sein soll. Ohne Bestellbezug bleibt die Prüfung bei der Person, aber das Tippen fällt trotzdem weg.
Wie wir vorgehen
Wir beginnen mit einem Erstgespräch von vierzig Minuten. Passt es, folgt der Zuschnitt: zwei bis drei Wochen in Ihrem Betrieb, am Ende ein Klickmodell, die Dokumentation und ein Festpreis für den Bau. Danach können Sie uns beauftragen oder mit den Unterlagen anderswo bauen lassen. Wie das im Einzelnen abläuft, steht auf der Seite Arbeitsweise.
Häufige Fragen
Wie sicher liest das Werkzeug die Beträge?
Zu jedem Feld gibt es einen Sicherheitsgrad. Felder unterhalb der Schwelle werden der Person gezeigt und bestätigt, nicht still übernommen. Im Zuschnitt lesen wir einen Monat Ihrer Rechnungen ein und zeigen, wie viele ohne Nachfrage durchlaufen würden. Eine Zahl vorher wäre geraten.
Bleibt die Revisionssicherheit erhalten?
Die Anwendung hält das Original unverändert, protokolliert jeden Schritt und jede Freigabe und legt beides so ab, dass es Ihr Treuhänder nachvollziehen kann. Die Anforderungen an die Aufbewahrung klären wir im Zuschnitt mit Ihrer Buchhaltung; wir sind keine Treuhänder.
Was passiert mit den Rechnungsdaten beim KI-Anbieter?
Das Auslesen läuft bei einem Anbieter mit Vertrag, der Training auf Ihren Daten ausschliesst, oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Abgelegt werden die Rechnungen bei Ihnen, auf einem Hosting in der Schweiz oder der EU.