Anfragen per Mail und Formular, gelesen, zugeordnet und mit Antwortentwurf
Jede Anfrage wird gelesen, dem Kunden und den Produkten zugeordnet und mit einem Antwortentwurf vorgelegt. Der Innendienst prüft und sendet, statt zu suchen und zu tippen.
- Das Sammelpostfach info@ wird von Hand verteilt, und niemand weiss, was offen ist.
- Ein grosser Teil jeder Antwort ist Suchen: Welcher Kunde, welches Produkt, welche Konditionen?
- Gleichartige Fragen bekommen jedes Mal eine neu geschriebene Antwort.
- Anfragen vom Freitagnachmittag werden am Dienstag beantwortet.
Die Anwendung liest, was im Postfach und über Formulare hereinkommt, erkennt das Anliegen, ordnet Kunde und Produkte aus Ihren Systemen zu und legt einen Antwortentwurf vor: eine Auskunft, ein Datenblatt, eine Offerte aus Ihrer Preislogik oder eine Rückfrage, wenn Angaben fehlen. Der Innendienst sieht auf einer Seite, was offen ist, prüft den Entwurf und sendet. Was die Anwendung nicht sicher weiss, markiert sie, statt zu raten.
Was Sie bekommen
- Ein Eingang für Mail, Formular und auf Wunsch Telefonnotiz, mit Zuordnung zu Kunde, Auftrag und Produkt.
- Antwortentwürfe aus Ihren Daten: Preise, Lieferfristen, Dokumente, technische Angaben, in Ihrem Ton und in der Sprache des Kunden.
- Offertentwürfe aus Ihrer Preislogik, wenn die Anfrage eine ist. Mehr dazu unter Offertkalkulation.
- Eine Übersicht, wer woran ist, mit Fristen, Wiedervorlage und Verlauf pro Kunde.
- Jede Antwort mit Fundstelle: Woher stammt die Angabe, und wer hat sie freigegeben.
Was es voraussetzt
Dass die Antworten irgendwo stehen: in ERP, CRM, Preislisten, Datenblättern oder in den Köpfen des Innendiensts. Letzteres schreiben wir im Zuschnitt auf. Was Ihr Betrieb nicht weiss, kann auch die Anwendung nicht beantworten, und sie sagt das dann.
Wie wir vorgehen
Wir beginnen mit einem Erstgespräch von vierzig Minuten. Passt es, folgt der Zuschnitt: zwei bis drei Wochen in Ihrem Betrieb, am Ende ein Klickmodell, die Dokumentation und ein Festpreis für den Bau. Danach können Sie uns beauftragen oder mit den Unterlagen anderswo bauen lassen. Wie das im Einzelnen abläuft, steht auf der Seite Arbeitsweise.
Häufige Fragen
Antwortet die Anwendung von selbst?
Am Anfang nie. Jede Antwort wird von einer Person freigegeben. Wenn das Protokoll nach einigen Wochen zeigt, dass bestimmte Arten von Anfragen zuverlässig richtig beantwortet werden, können Sie für diese Arten den automatischen Versand erlauben. Das ist Ihre Entscheidung, pro Art, jederzeit umkehrbar.
Wir haben ein Ticketsystem. Brauchen wir das trotzdem?
Dann baut die Anwendung darauf auf: Sie liest die Tickets, ordnet zu und schreibt Entwürfe hinein. Das Ticketsystem bleibt der Ort, an dem gearbeitet wird. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie viel Zeit heute zwischen Eingang und Antwort im Suchen steckt.