Von der Offerte über die Bestätigung bis zur Rechnung, ohne Abtippen dazwischen
Offerte mit Versionen, online bestätigt, daraus Auftrag, Anzahlung und Rechnung. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf; die Freigabe bleibt beim Menschen.
- Die Offerte entsteht in Word, der Auftrag im ERP, die Rechnung in der Buchhaltung, und jedes Mal wird abgetippt.
- Niemand weiss sicher, welche Version der Offerte der Kunde bestätigt hat.
- Bestätigungen kommen als «passt so» per Mail, und bei Streit fehlt das Dokument.
- Anzahlungen und Teilrechnungen werden von Hand nachgehalten.
Die Anwendung führt den Vorgang von der Anfrage bis zur Zahlung an einem Ort. Die Offerte entsteht aus Ihrer Preislogik, hat Versionen und eine Adresse, unter der der Kunde sie ansieht und verbindlich bestätigt. Aus der Bestätigung wird der Auftrag, daraus Anzahlung, Teil- und Schlussrechnung mit QR-Zahlteil, und alles landet in ERP und Buchhaltung, ohne dass jemand eine Zahl ein zweites Mal eingibt.
Was Sie bekommen
- Offerten mit Versionen, Gültigkeit und Verlauf: Was wurde wann geändert, und was hat der Kunde gesehen?
- Online-Bestätigung mit Protokoll statt «passt so» per Mail.
- Auftragsbestätigung, Anzahlung, Teil- und Schlussrechnung aus demselben Vorgang, mit QR-Rechnung.
- Übergabe an Buchhaltung und ERP über Schnittstelle; offene Posten und Zahlungseingänge zurück in den Vorgang.
- Dokumente in Ihrem Erscheinungsbild, in der Sprache des Kunden, als PDF und im Kundenkonto.
Was es voraussetzt
Eine Preislogik, die sich aufschreiben lässt, und eine Buchhaltung, die Belege entgegennimmt, per Schnittstelle oder im Notfall per Import. Beides prüfen wir im Zuschnitt. Was wir nicht ersetzen: die Buchhaltung selbst. Sie bleibt, wo sie ist.
Wie wir vorgehen
Wir beginnen mit einem Erstgespräch von vierzig Minuten. Passt es, folgt der Zuschnitt: zwei bis drei Wochen in Ihrem Betrieb, am Ende ein Klickmodell, die Dokumentation und ein Festpreis für den Bau. Danach können Sie uns beauftragen oder mit den Unterlagen anderswo bauen lassen. Wie das im Einzelnen abläuft, steht auf der Seite Arbeitsweise.
Häufige Fragen
Unser ERP kann Offerten und Rechnungen. Warum etwas Eigenes?
Wenn der Ablauf im ERP für Ihre Leute und Ihre Kunden funktioniert, bleiben Sie dabei. Eigene Anwendungen lohnen sich, wenn die Offerte aus einem Konfigurator oder einer Auslegung kommt, wenn der Kunde online bestätigen soll oder wenn der Ablauf im ERP so umständlich ist, dass daneben Word und Excel entstanden sind.
Ist die Online-Bestätigung rechtlich gültig?
Für die meisten Geschäfte zwischen Unternehmen genügt eine nachweisbare Zustimmung, und die protokolliert die Anwendung mit Zeitpunkt, Version und Person. Für Verträge mit Formvorschrift braucht es mehr, etwa eine qualifizierte elektronische Signatur; das klären Sie mit einer Fachperson, und wir binden den passenden Dienst an.
- Modul 03: Angebot, Auftrag, Rechnung
- Modul 01: Preislogik & Kalkulation
- Modul 04: Schnittstellen & Automationsstrecken
Aus der Praxis: Nokto