Schnittstellen zum ERP: Wie eigene Software mit Abacus, Bexio, SAP und Co. spricht

In fast jedem Projektgespräch fällt irgendwann der Satz: «Das müsste dann aber mit unserem ERP zusammenarbeiten.» Zu Recht. Eine Anwendung, die Artikel, Preise und Kunden selbst verwaltet, statt sie aus dem ERP zu holen, schafft eine zweite Wahrheit, und das ist schlimmer als gar keine Anwendung. Dieser Artikel erklärt, wie die Verbindung funktioniert, was sie kostet und wovon der Aufwand abhängt.

Was eine Schnittstelle ist

Eine Schnittstelle ist eine vereinbarte Art, wie zwei Programme Daten austauschen: Welche Daten gibt es, in welcher Form, wer darf sie lesen, wer schreiben. Im besten Fall ist das eine dokumentierte Programmierschnittstelle, kurz API, über die eine Anwendung dem ERP Fragen stellen kann («Gib mir alle Artikel der Gruppe X mit aktuellem Preis») und Antworten in einer festen Struktur erhält. Im schlechtesten Fall ist es ein Export, den jemand jeden Montag von Hand anstösst.

Die vier Arten, geordnet nach Qualität

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   Dokumentierte API

   Das ERP stellt eine Schnittstelle bereit, die beschrieben ist und sich automatisch abfragen lässt, in beide Richtungen und in Echtzeit. Bexio, Odoo, SAP Business One, Microsoft Dynamics und neuere Abacus-Versionen haben solche Schnittstellen. Aufwand: Tage pro Datenart. Zuverlässigkeit: hoch.

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   Datenbankzugriff

   Die Anwendung liest direkt in der Datenbank des ERP. Schnell und vollständig, aber nur lesend vertretbar: Wer in die Datenbank eines fremden Systems schreibt, umgeht dessen Prüfungen. Nicht jeder Hersteller erlaubt es, und bei Cloud-Systemen geht es meist nicht.

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   Automatisierter Dateiaustausch

   Das ERP exportiert regelmässig Dateien (CSV, XML), die Anwendung liest sie ein und legt ihrerseits Dateien ab, die das ERP importiert. Funktioniert mit fast jedem System, ist aber nicht in Echtzeit und braucht Überwachung: Was passiert, wenn der Export nachts fehlschlägt?

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   Manueller Export

   Jemand klickt auf «Exportieren» und lädt die Datei hoch. Keine Schnittstelle im eigentlichen Sinn, aber manchmal der pragmatische Anfang, wenn sich Daten selten ändern. Preislisten, die zweimal im Jahr wechseln, brauchen keine Echtzeitanbindung.

Wer führt: das wichtigste Prinzip

Für jede Art von Daten muss klar sein, welches System die Wahrheit kennt. Artikel und Preise: das ERP. Kunden: das ERP, oder das CRM, aber nicht beide. Offerten in Bearbeitung: vielleicht die neue Anwendung, bis sie zum Auftrag werden und ins ERP wandern. Wenn zwei Systeme dieselben Daten pflegen dürfen, entstehen Widersprüche, und irgendwann vertraut niemand mehr einem von beiden.

In unseren Projekten bleibt das ERP in aller Regel das führende System für Stammdaten und Buchungen. Die eigene Anwendung liest, was sie braucht, tut damit, was Ihr Ablauf verlangt, und schreibt das Ergebnis als sauberen Beleg zurück: einen Auftrag, eine Rechnung, eine Adressänderung. Wie ein Mitarbeiter, der im ERP erfasst, nur ohne Tippfehler.

Was es kostet und wovon das abhängt

Die grösste Überraschung in Projekten ist selten die Technik, sondern der Zugang: Manche ERP-Anbieter verlangen für die Freischaltung der Schnittstelle eine Gebühr oder lassen nur zertifizierte Partner heran. Das ist vor dem Projekt zu klären, nicht währenddessen. Darum prüfen wir im Zuschnitt jede Schnittstelle mit einem echten Testzugriff, bevor wir den Festpreis für den Bau nennen.

Typische Fallen

• Die Schnittstelle gibt es, aber nicht für Ihre Version. Ältere Installationen vor Ort haben oft weniger als die aktuelle Cloud-Version.
• Felder, die im ERP «zweckentfremdet» sind: Die Bemerkung enthält die Lieferadresse, das Feld «Region» den Vertreter. Das muss die Anwendung wissen.
• Mengenbegrenzungen: Viele APIs erlauben nur eine bestimmte Zahl Abfragen pro Minute. Für zehntausend Artikel braucht es eine Strategie.
• Niemand ist zuständig: Wenn die Schnittstelle nachts ausfällt, muss jemand es merken. Überwachung gehört zur Schnittstelle wie der Code.
• Änderungen beim Hersteller: APIs ändern sich. Eine saubere Trennung in der Anwendung sorgt dafür, dass dann eine Stelle angepasst wird, nicht zwanzig.

Fragen an Ihren ERP-Anbieter

1. Gibt es eine dokumentierte API, und für welche Daten (Artikel, Kunden, Aufträge, Rechnungen, Lager)?
2. Kann man darüber auch schreiben, oder nur lesen?
3. Was kostet der Zugang, und braucht es einen zertifizierten Partner?
4. Gibt es eine Testumgebung, in der man entwickeln kann, ohne die echten Daten zu berühren?
5. Wie werden Änderungen an der API angekündigt, und wie lange bleiben alte Versionen verfügbar?

Was in Ihrem Fall möglich ist, klären wir im Erstgespräch, am besten mit dem Namen und der Version Ihres ERP. Die Anbindung ist bei uns ein eigener Baustein, Modul 04, und Teil fast jedes Projekts.