Ein Softwareprojekt vorbereiten: Was Sie vor dem ersten Gespräch klären sollten
Sie brauchen kein Pflichtenheft, um mit einem Softwareanbieter zu sprechen. Aber ein paar Dinge sollten Sie vorher wissen: welcher Ablauf wehtut, wer ihn kennt, welche Daten wo liegen. Eine Liste, die das Erstgespräch doppelt so wertvoll macht.
Viele Betriebe schieben ein Softwareprojekt auf, weil sie glauben, vorher ein Pflichtenheft schreiben zu müssen. Das ist nicht nötig, und oft ist es sogar hinderlich: Wer ohne Erfahrung im Softwarebau eine Lösung beschreibt, beschreibt meist die Software, die er kennt, mit anderen Farben. Was ein gutes Erstgespräch braucht, ist etwas anderes: ein klares Bild davon, was heute passiert und was daran stört. Dieser Artikel zeigt, was Sie in ein paar Stunden vorbereiten können.
1. Der eine Ablauf, der wehtut
Nicht «die Digitalisierung», nicht «das ERP», sondern ein einzelner Ablauf mit Anfang und Ende: von der Anfrage zur Offerte, von der Bestellung zur Lieferung, vom Serviceeinsatz zur Rechnung. Schreiben Sie auf, wie er heute läuft. Nicht wie er laufen sollte, sondern wie er wirklich läuft, mit allen Umwegen. Am besten gehen Sie dafür einen echten Fall der letzten Woche durch.
- Wo fängt er an? Eine Mail, ein Anruf, ein Formular, ein Besuch?
- Welche Schritte folgen, wer macht sie, mit welchem Werkzeug?
- Wo wird gewartet, nachgefragt, abgetippt, gesucht?
- Wo passieren Fehler, und wie fallen sie auf?
- Wie oft läuft er? Pro Tag, pro Woche?
Wenn Sie zwei oder drei Abläufe im Kopf haben, wählen Sie den, der am häufigsten läuft oder am meisten Ärger macht. Die anderen kommen auf eine Liste für später. Ein Projekt mit einem Ablauf wird fertig; eines mit fünf verliert sich. Warum das so ist, steht im Artikel Wie ein Softwareprojekt abläuft.
2. Die Person, die den Ablauf kennt
In jedem Betrieb gibt es eine Person, die den Ablauf wirklich kennt: nicht die, die ihn verantwortet, sondern die, die ihn jeden Tag macht. Sie weiss, warum die Zeile in der Tabelle rot ist und was man tut, wenn der Kunde keine Artikelnummer schickt. Diese Person braucht das Projekt, im Erstgespräch und danach im Zuschnitt. Klären Sie vorher, ob sie Zeit hat, und sagen Sie ihr, worum es geht. Niemand erklärt seinen Ablauf gern, wenn er den Eindruck hat, wegrationalisiert zu werden.
3. Die Daten und wo sie liegen
Software arbeitet mit Daten, und die Frage, woher die kommen, entscheidet über die Hälfte des Aufwands. Eine Liste genügt:
| Daten | Wo heute | Wer pflegt sie | Zustand |
|---|---|---|---|
| Kunden und Konditionen | ERP | Innendienst | Doppelte Einträge, sonst gut |
| Artikel und Preise | ERP und eine Excel-Preisliste | Verkaufsleitung | Excel aktueller als ERP |
| Offerten | Word-Dateien im Ordner | Jeder selbst | Keine einheitliche Struktur |
| Aufträge | ERP | Innendienst | Gut |
4. Die Systeme, die bleiben
Welche Software ist gesetzt? Die Buchhaltung meistens, das ERP in der Regel, der Shop oft. Notieren Sie Name und Version, und falls Sie es wissen, ob das System eine Schnittstelle hat. Falls nicht, fragen Sie Ihren Anbieter oder Betreuer: «Gibt es eine dokumentierte API, und was kostet der Zugang?» Die Antwort sagt viel darüber, was möglich ist. Hintergründe dazu im Artikel über Schnittstellen zum ERP.
5. Echte Beispiele mitbringen
Nichts ersetzt echte Unterlagen. Zum Erstgespräch gehören: zehn Anfragen, wie sie hereinkommen, die Offerten, die daraus wurden, die Excel-Tabelle mit den Formeln, der Bildschirm im ERP, auf dem der Innendienst arbeitet. Aus solchen Beispielen lesen wir in zwanzig Minuten mehr als aus einem zwanzigseitigen Dokument. Personendaten dürfen Sie dafür schwärzen; auf die Struktur kommt es an.
6. Was es kosten darf
Sie müssen kein Budget nennen, aber Sie sollten eines im Kopf haben. Die hilfreichste Form ist nicht eine Zahl, sondern eine Rechnung: Was kostet der Ablauf heute? Stunden pro Woche mal Stundensatz, plus Fehler, plus das, was liegen bleibt. Wenn Sie das wissen, können Sie jede Offerte daran messen. Welche Treiber den Preis bestimmen, erklärt der Artikel Was eigene Software kostet.
7. Wer entscheidet
Klären Sie vorher, wer im Haus das Projekt freigibt und wer im Alltag Entscheide trifft, etwa darüber, wie ein Feld heissen soll oder ob eine Ausnahme abgebildet wird. Projekte stocken selten an der Technik. Sie stocken, wenn jede Frage drei Wochen auf eine Antwort wartet. Eine Person mit Zeit und Entscheidungsrecht ist mehr wert als ein ganzer Ausschuss.
Was Sie nicht vorbereiten sollten
- Ein Pflichtenheft mit Funktionen und Bildschirmen
- Eine Liste aller Wünsche aus allen Abteilungen
- Den Vergleich von Technologien («soll das in der Cloud sein?»)
- Eine fertige Vorstellung davon, wie die Lösung aussieht
- Einen Ablauf, so wie er heute läuft
- Die Person, die ihn täglich macht
- Echte Beispiele und die Liste der Daten
- Die Rechnung, was er heute kostet
Mit dieser Vorbereitung dauert ein Erstgespräch vierzig Minuten und endet mit einer klaren Aussage: ob eigene Software die richtige Antwort ist, in welcher Grössenordnung sie liegt und was der nächste Schritt wäre. Und wenn die Antwort «nein» ist, haben Sie trotzdem Ihren Ablauf einmal sauber aufgeschrieben. Das ist auch ohne Projekt etwas wert.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Vorbereitung?
Einen halben Tag, verteilt auf eine Woche: eine Stunde für den Ablauf, eine Stunde mit der Person, die ihn macht, eine Stunde zum Zusammensuchen der Beispiele und Daten. Wer mehr investiert, schreibt meist schon Lösungen auf, und das ist zu früh.
Was, wenn wir mehrere Abläufe gleichzeitig angehen wollen?
Dann bereiten Sie alle vor, aber starten mit einem. Die anderen werden nach dem ersten Projekt zu eigenen Etappen, mit dem Wissen aus dem ersten. Das ist schneller und günstiger als alles auf einmal, weil das erste Projekt die Schnittstellen und die Grundlagen schafft, auf denen die anderen aufbauen.
Müssen wir unsere Daten vorher bereinigen?
Nicht vorher. Aber Sie sollten wissen, wo sie unsauber sind. Ob die Bereinigung Teil des Projekts wird oder vorher durch Ihr Team passiert, entscheiden wir im Zuschnitt, wenn klar ist, welche Daten die Anwendung tatsächlich braucht.
Kommt aus dem digitalen Produktmanagement: hat Software gebaut, betreut und optimiert. Führt bei Synesis jedes Projekt selbst, vom Erstgespräch bis zur Abnahme, und baut Anwendungen mit KI, etwa den Pumpenauslegungs-Auftritt für Biral und den 3D-Konfigurator mit CRM und Produktionsportal für Nokto. Versteht zuerst den Ablauf, legt dann Architektur und Schnittstellen fest und prüft jede Änderung, bevor sie live geht.
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